Het is niet verwonderlijk dat de technologische revolutie van onze tijd een contra-revolutie heeft veroorzaakt. Nu iedereen lijkt te zijn vergroeid met z’n mobiel, wordt duidelijk dat digitaal lang niet altijd betekent dat we productiever zijn. Digitale detox wordt gepromoot om de focus te vergroten. Als het gaat om vergaderen, dan zien we steeds meer device-free meetings. En dat vinden wij een uitstekende trend!
De reden voor het hebben van device-free meetings is dat we streven naar volledige focus, essentiële discussies, en maximale participatie. Het is onaanvaardbaar als mensen worden afgeleid door smartphones en bijvoorbeeld een e-mail of chatbericht typen op hun tablet of laptop tijdens een vergadering. Dus hoe is het mogelijk dat we bij Yabbu, promotors van een digitale oplossing, deze nieuwe trend waarderen? Zouden we geen tech-driven meetings moeten promoten? Het antwoord is dat we dat ook doen, maar misschien niet zoals je zou verwachten.
De reden is dat we een vergadering zien als een proces dat ruim voor de fysieke vergadering start. Als de meeting device-free is, betekent dat niet dat ook de voorbereidende fase device-free moet zijn. Het wordt juist veel makkelijker om een device-free meeting te hebben als je zorgt voor een goede aanloop.
Een goede voorbereiding kost tijd. En dan vooral doorlooptijd. Geef de eigenaar van een agendapunt de kans om te motiveren wat hij of zij met het punt wil bereiken. Geef deelnemers de tijd om zich te informeren over gevraagde besluiten, bijgevoegde documenten te lezen en gedachten te ordenen. En geef ze tevens de kans om vooraf reeds argumenten en standpunten kenbaar te maken. Zo kun je tijdens de vergadering zelf veel sneller tot de essentie komen en voorkom je dat mensen mentaal afhaken en andere dingen gaan doen. Lees hier meer over in onze eerdere blog Slaap er een paar nachtjes over.
Een device-free meeting kun je proberen af te dwingen door devices aan tafel te verbieden. Echter, wij vinden dat je een device-free meeting moet verdienen door de vergadering aantrekkelijk te maken voor alle deelnemers. Zoals gezegd zit de essentie in een goede voorbereiding. Wil je dat goed doen, denk dan na over de gewenste uitkomst(en), wie je daarvoor nodig hebt, geeft mensen de tijd om zich voor te bereiden, en creëer een structuur waarin deelnemers vooraf reeds maximaal kunnen participeren. Als jij weet te zorgen dat mensen met meer energie de vergaderkamer uitlopen dan dat ze binnenkwamen, dan durven wij te wedden dat jouw vergadering vanzelf device-free wordt.
We begrijpen de discussie over device-free meetings. Voor ons is dat geen zwart-wit discussie, omdat wij de meeting zien als een proces. Onmiskenbaar hebben tools en devices een belangrijke rol in de aanloop naar een vergadering of videoconference. Gebruik die middelen om te zorgen dat mensen jou waarderen voor die korte, heldere en leuke vergaderingen, device-free!
