Paul Bosse – Voorzitter Rekenkamercommissie bij de gemeente Woensdrecht | Yabbu | Slagvaardige meetings


Bij nevenfuncties staat de vergadering vaak centraal. Deze vergaderingen komen bovenop je reguliere werk. Dan wil je je tijd dus goed besteden. Maar hoe doe je dat? We vragen het Paul Bosse, voorzitter van de Rekenkamercommissie in Woensdrecht. Hij vertelt over de manier waarop Yabbu heeft gezorgd dat ze slimmer zijn gaan vergaderen.

Mijn voorzitterschap bij de Rekenkamercommissie komt naast mijn reguliere werk als Sales Director en als eigenaar van wijngaard Domaine de Brabantse Wal*. Onze commissie is een onafhankelijk lichaam van de gemeenteraad. Wij onderzoeken de effectiviteit van zowel de bestuurlijke als de ambtelijke organisatie van de gemeente, en bepalen daarmee of publieke middelen adequaat zijn besteed. Iedereen mag onderzoeksonderwerpen aandragen, maar de commissie beslist uiteindelijk zelf welke onderwerpen zij kiest.

Waarom Yabbu?

De Rekenkamer is een nevenfunctie. Wij vergaderen ongeveer tien keer per jaar. Daarbuiten treffen we elkaar weinig. Het is daarom belangrijk dat we een stabiele omgeving hebben waarin we gestructureerd met elkaar kunnen communiceren, en dat we zoveel mogelijk in onze eigen tijd kunnen doen. Ons team bestaat uit burgerleden die niet gelieerd zijn aan de gemeente. Dat maakt het organisatorisch lastig om iets te regelen met de gemeente. Met Yabbu kunnen we alles zelf regelen en ons meeting proces inrichten zoals dat voor ons het beste werkt. Dat betekent dat we vooraf al veel dingen in Yabbu bespreken, waardoor we de fysieke meeting naar een hoger plan tillen.

Wat levert het jullie op?

De Rekenkamercommissie vormt een onafhankelijk lichaam. Daarom willen we ook onafhankelijk opereren. Dat kan met Yabbu heel gemakkelijk. De introductie verliep vlekkeloos.

Verder biedt Yabbu veel praktische voordelen:

  • Yabbu is een prettige tool om vergaderingen voor te bereiden, met interactie vooraf, zodat we maximaal ruimte creëren om belangrijke zaken in de fysieke meeting te bespreken.
  • We hebben alle sessies altijd en overal bij de hand, en Yabbu is doorzoekbaar, zodat we relevante zaken die eerder zijn besproken, altijd in een handomdraai hebben gevonden.
  • Onze verslaglegging is een wettelijke verplichting. Aan die verplichting hebben we nu per definitie voldaan. We hoeven alleen nog maar afsluitende opmerkingen toe te voegen op basis van de fysieke vergadering, maar het grootste deel is vooraf al geprocessed.
  • Met de PDF-functionaliteit kunnen we de notulen vervolgens ook zonder moeite extern archiveren.

* http://onze-wijngaard.nl/

No Comments