Emiel van der Steen – penningmeester Bewonersvereniging Vredenburgh | Yabbu | Slagvaardige meetings

Hoe zorg je dat je vergadering efficiënter wordt, zonder dat de sociale functie aan kracht inboet? We vragen het Emiel van deR Steen, penningmeester van bewonersvereniging Vredenburgh, die vertelt over de manier waarop zij vergaderen. Emiel legt uit wat Yabbu daaraan toevoegt.

De bewoners van Vredenburgh wonen in een prachtig historisch pand* in de binnenstad van Amsterdam. Het zijn huurwoningen met een sterke sociale component, waarbij de bewoners zelf kiezen wie er komen te wonen. Tevens beheren zij een stichting, Studio’s Vredenburgh**, die sinds 1987 werk- en praktijkruimte biedt voor jonge en beginnende kunstenaars. De stichting levert hiermee een bijdrage aan de ontwikkeling van podium- en beeldende kunsten in Amsterdam.

Het bestuur en de bewoners vergaderen een aantal keer per jaar over de financiën, wijzigingen in de samenstelling van de bewoners, het beheer van de studio’s, onderhoud en renovatie (recentelijk is er bijvoorbeeld centrale verwarming aangelegd), en andere lopende zaken. Het is eigenlijk een soort VvE (Vereniging van Eigenaren), maar dan in een huurvariant. Eén van de aanwezigen maakt aantekeningen en stuurt naderhand een verslag rond met besluiten en actiepunten. Het archief bestaat uit een ordner met printjes van alle notulen en relevante documenten.

Waarom Yabbu?

Het nieuwe bestuur wilde moderner werken en de mogelijkheid verkennen om meer digitaal te werken. We hadden daarbij het gevoel dat we winst konden halen in het creëren van overzicht en toegankelijkheid van de stukken. Ook wilden we de lasten gelijkmatiger verdelen. Vaak zijn het toch dezelfde mensen die de verantwoordelijkheid nemen om stukken uit te werken en te archiveren.

De sociale component is de belangrijkste functie van de vergadering. Sommige bewoners waren aanvankelijk bezorgd dat die functie zou worden uitgehold. Efficiëntie is in dit proces namelijk van ondergeschikt belang. Mensen hebben inmiddels door dat Yabbu overzicht en structuur biedt, waardoor er hooguit méér ruimte is gekomen voor de sociale component, zeker niet minder.

Wat levert het jullie verder nog op?

Het mooie is dat Yabbu gebruiken geen extra moeite kost, terwijl het duidelijke voordelen biedt:

  • Iedereen heeft relevante informatie altijd en overal bij de hand: je hoeft alleen maar de Yabbu app op je smartphone te openen.
  • We beschikken nu over een digitaal archief, dat door alle bewoners doorzoekbaar is. Wanneer we nieuwe bewoners toevoegen, hebben zij ook toegang tot het volledige digitale archief. Voorheen hadden we één moeilijk doorzoekbare ordner die pas op aanvraag beschikbaar was.
  • Door de structuur biedt Yabbu houvast. Zo bespraken we in het verleden altijd de acties aan het begin van de vergadering. Actiehouders beginnen dan een verhaal, waarna de voorzitter meestal concludeert dat dit eigenlijk in een later agendapunt thuishoort. Je bent dus de vergadering al aan het doen, maar dan op een rommelige manier. Nu zien we in één oogopslag welke acties er nog openstaan, en mocht er aanleiding zijn om een actie te bespreken, dan wordt dat geagendeerd.

* https://nl.wikipedia.org/wiki/Vredenburgh_(Amsterdam)
** http://studiosvredenburgh.amsterdam

No Comments