Paul Tilanus – Senior Project Manager bij TNO | Yabbu | Slagvaardige meetings

Hoe kun je op afstand succesvol samenwerken? We vragen het Paul Tilanus, Senior Project Manager bij TNO, die vertelt over COBACORE, één van de vele internationale projecten die hij heeft gemanaged. Paul legt uit waarom hij Yabbu aan zijn toolset heeft toegevoegd.

COBACORE was een Europees onderzoeksproject waaraan 9 partners in 6 verschillende landen deelnamen. Bij zulke internationale projecten is het slechts beperkt mogelijk om elkaar te treffen. De fysieke afstand moeten we dus digitaal overbruggen. Normaliter worden agenda en notulen van de vergaderingen per e-mail rondgestuurd, in combinatie met het delen van documenten via SharePoint. Het is vaak een probleem dat niet alle deelnemers in de videoconferences aanwezig kunnen zijn. Dat vertraagt het proces en vermindert de draagkracht bij het nemen van besluiten en het verdelen van de taken. Daarom hebben we vanaf de start Yabbu gebruikt voor de tweewekelijkse meeting met het projectbestuur, in combinatie met GoToMeeting voor de videoconferences.

Hoe ging de kennismaking?

Yabbu is eenvoudig in gebruik. Maar we hebben ook weerstand moeten overwinnen. Mensen hebben tegenwoordig het gevoel dat ze al zoveel verschillende applicaties moeten gebruiken. Het is daarom belangrijk om Yabbu zorgvuldig te introduceren. Dat vraagt om voorbereiding. Je moet mensen kunnen uitleggen wat het doel is, wat het oplevert, en hoe je Yabbu precies wil gebruiken. Zo concreet mogelijk, liefst in combinatie met een klein workshopje, zodat mensen meteen ervaren hoe het werkt.

Wat heeft het jullie opgeleverd?

  • We zijn in staat sneller besluiten te nemen. Deelnemers die niet aanwezig kunnen zijn, geven hun visie of standpunt voorafgaand aan de meeting. Daardoor kunnen knopen eerder doorgehakt worden.
  • De betrokkenheid vooraf vergroot de participatiegraad, en daardoor ook de draagkracht bij genomen besluiten en de vastgestelde taakverdeling.
  • De meetings worden heel efficiënt. Vaak gebruikten we maar een deel van de geplande tijd, en dat wordt zeer gewaardeerd door de deelnemers. De ervaring bij vergelijkbare projecten laat zien dat de geplande tijd vaak nog niet voldoende is voor de helft van de agenda.

No Comments